Linee guida per la compilazioni degli spogli

1. Premessa

Tenuto conto che ciascuna biblioteca inserisce gli spogli di riviste e periodici differenti tra loro per tipologia, disciplina e impostazione tipografica, qui di seguito si danno delle indicazioni generali per la corretta compilazione dei campi degli spogli, per la corretta indicizzazione, e per rendere omogenea la visualizzazione degli articoli sul web.

2. Regole generali

2.1 Si inseriscono tutti gli articoli, escluse le recensioni bibliografiche (se brevi), gli editoriali e le rubriche con titolo generico; per le riviste giuridiche si inseriscono anche le note a sentenze, ma non le sentenze stesse, ordinanze, decisioni di organizzazioni internazionali.
Occorre comunque valutare di volta in volta editoriali, segnalazioni di convegni, notizie, schede bibliografiche. Nei casi dubbi il criterio per l'immissione è la presenza di un titolo proprio e/o l'indicazione di un autore. Nel caso di immissione di recensioni inserire tra parentesi quadre dopo il titolo: [Recensione].

2.2 Si inseriscono i dati del fascicolo indicando nei campi appositi anno/volume/fascicolo/parte. Per ragioni di ordinamento, eventuali numeri romani nella numerazione dei fascicoli vanno trasformati in numeri arabi.
È obbligatorio indicare sempre l'anno.
Per volumi, anni o fascicoli con numerazione doppia usare lo slash (es. 3/4) e non il trattino.

2.3 Se la paginazione all'interno di un fascicolo ricomincia da zero perché ci sono varie parti indicare sempre, in ogni registrazione di titolo di articolo, la parte (es. 1 o 2). Eventuali numeri romani nella numerazione delle parti vanno trasformati in numeri arabi.

2.4 Se ci sono supplementi numerati si inserisce il numero degli stessi; nel caso non siano numerati inserire "S" nel campo apposito e il titolo del supplemento con la sua paginazione.

2.5 Se un articolo occupa una sola pagina, inserire solo la pagina d'inizio.

2.6 Evitare ritorni a capo nella digitazione di qualunque campo (carriage return o invio).

2.7 I caratteri speciali (accenti, virgolette, cediglia, Umlaut ecc.) vanno scritti come sono. Nella ricerca le parole che li contengono vanno scritte con i soli caratteri base.

2.8 Le correzioni degli errori devono essere effettuate da chi ha provveduto all'inserimento dello spoglio.

3. Inserimento autori

3.1 Ricerca autori

Non inserire nuovi autori senza prima aver verificato che non siano già presenti nel file di autorità. La verifica è obbligatoria e va fatta con attenzione.
In ricerca i cognomi con prefisso (staccato o con apostrofo) vanno digitati tutti di seguito, es. damato per d'amato; defranceschi per de franceschi. I cognomi contenenti caratteri speciali vanno ricercati con i soli caratteri base, es. calabro per calabrò. Per l'inserimento si veda di seguito.

3.2 Inserimento autori

Se il nome dell'autore non compare nella lista di scorrimento, è necessario inserirlo come nuova entrata. Ai fini di rendere omogenee le voci dell'indice autori del database, qui di seguito si danno delle indicazioni per il corretto inserimento per le varie tipologie di nomi:

1)Cognome semplice:
Cognome, Nome
Descrivere con cognome e nome separati da "virgola spazio", con solo le lettere iniziali maiuscole
Es. Tesauro, Francesco
Es. Ragazzi, Giorgio

2) Cognome composto:
Descrivere con i due cognomi e nome separati da "virgola spazio", con solo le lettere iniziali maiuscole
Es. Putaturo Donati, Federico Maria
Es. Volpe Putzolu, Giovanna
Es. Zucconi Galli Fonseca, Elena

3) Cognome con prefisso:
Va inserito con l'underscore e senza spazi
Es. De_Tassis, Vittorio
Es. Di_Sabato, Franco
Attenzione! nella "Ricerca autori" va inserito tutto attaccato (sia nello spoglio che sul web)

4) Cognome con apostrofo: Nell'inserimento di un nuovo autore, il cognome che contiene apostrofo non necessita dell'underscore.
Es. D'Amato, Vittorio e non D'_Amato
Es. Dell'Acqua, Alberto e non Dell'_Acqua
Attenzione! Nella "Ricerca autori" va inserito tutto attaccato (sia nello spoglio che sul web)

5)Autori stranieri con nomi con prefisso
Il prefisso viene riportato così come si trova
Es. al-Alawi, Adel
Es. Al-Siddiqi, 'Abd al Ra'uf Mustafa
Es. Al Najjari, Najdat
Attenzione! Nella "Ricerca autori" va cercato così come è scritto (sia nello spoglio che sul web)

6) Nomi con caratteri speciali:
Inserire come si presentano riportando anche i caratteri speciali
Es. Briceño Berrú, José Enrique
Attenzione!! Nella "Ricerca autori" va cercato con i soli caratteri base (sia nello spoglio che sul web)

7) Autori con qualificazioni:
Inserire la qualificazione a seguito del nome e non del cognome
Es. Stella Richter, Mario jr.

Non c'è limite al numero di autori da inserire e vanno inseriti tutti.
Le eventuali indicazioni "a cura di", "con nota di", ecc. non vanno inserite nel campo autore, ma nel campo titolo introdotte dallo slash "/" e seguite dal nome
Es. / a cura di Giovanni Rossi

8) Autori di cui non è stato possibile risalire ad un’identificazione completa nonostante i controlli effettuati sulla rivista o su repertori/bibliografie
Inserire, a seconda dei casi, in forma diretta o inversa. In caso di sole iniziali, ricordarsi di inserire uno spazio dopo il primo puntino
Es. Crespi, V. inserire in FORMA INVERSA
Crespi inserire in FORMA DIRETTA
N. R. inserire in FORMA DIRETTA

4. Inserimento titoli

4.1 Per permettere un corretto ordinamento, selezionare dal menu a tendina del campo apposito la lingua del titolo dell'articolo.

4.2 Nel campo titolo si trascrive fedelmente ciò che è indicato, in minuscolo, salvo iniziali dove necessario (seguire esclusivamente le norme della lingua del titolo e non le scelte tipografiche della rivista)
Può essere necessario alle volte inserire termini che sono scritti con la lettera maiuscola perché significativi di una disciplina, teoria, ...
Es. Qualità Totale
Es. Corporate Governance
Es. nomi di enti
Es. sostantivi tedeschi

4.3 Non si inserisce il punto finale né negli spogli di diritto né di economia.

4.4 Se presenti, si mettono anche eventuali titoli paralleli preceduti dal segno "="

4.5 Titoli propri, complementi, eventuali parti vanno separate esclusivamente dalla punteggiatura.

4.6 Le virgolette vanno inserite come si trovano usando le virgolette doppio apice (") e non il doppio simbolo maggiore e minore o i caratteri ascii.

4.7 Nel caso di titoli "a più livelli" (es. un titolo generale ripetuto nei contributi di vari autori) è necessario ripeterlo nella descrizione. Quando il titolo diventa troppo lungo, può essere utile sostituire le ultime parole con "...". I puntini di sospensione si possono inserire anche nel mezzo [...] al posto di parole non significative.

4.8 Eventuali numeri romani vanno trasformati in numeri arabi seguiti da punto
(es. IV diventa 4.) ad esclusione di casi in cui il numero romano sia indispensabile per la comprensione (es. citazioni di sentenze, sezioni di tribunali, ecc.).

4.9 Quando si effettuano gli spogli di articoli da riviste giuridiche che si riferiscono a note e/o commenti a sentenze, a volte è necessario inserire la citazione della sentenza di riferimento e lo si può fare inserendola dopo il titolo, tra parentesi tonde () riportando : [Commento a] o [Nota a sentenza], Organo emanante, data, numero della sentenza.