I documenti ufficiali si differenziano dalle pubblicazioni ufficiali perché sono contributi redatti in primo luogo per il funzionamento interno dell'ente, e non sono perciò destinati alla pubblicazione.
Per esempio, i rapporti redatti da una commissione parlamentare sono distribuiti solo fra i membri della stessa a scopo conoscitivo, senza l’intenzione di rivolgersi al pubblico.
Questi rapporti sono conservati negli archivi dell'assemblea di appartenenza e - per fortuna, vista la grande rilevanza informativa che possono avere - pubblicati all'interno della raccolta degli atti parlamentari.