I cataloghi delle biblioteche consentono di individuare i documenti di nostro interesse posseduti da una biblioteca o da un gruppo di biblioteche, ma non ci consentono di individuare tutti i documenti esistenti che potrebbero essere per noi rilevanti.
Per questo vengono costituiti appositi archivi, detti "banche dati bibliografiche", che contengono le citazioni bibliografiche di libri, articoli, working paper, rapporti, "importanti" in un determinato settore, indipendentemente da chi li possiede o dall'editore che li pubblica.
Esistono diversi tipi di banche dati bibliografiche:
- banche dati con citazioni bibliografiche di diversi tipi di pubblicazioni su un argomento specifico o senza un riferimento a un argomento in particolare;
- banche dati di spogli di periodici, che riportano titolo e autore dell'articolo, periodico in cui è contenuto, con indicazione del fascicolo e delle pagine;
- banche dati con abstract, nelle quali ogni citazione bibliografica è corredata di parole-chiave e di abstract (sintesi estremamente oggettiva e descrittiva del contenuto del documento, redatta secondo norme ben definite, con le informazioni relative agli argomenti trattati, ai punti di partenza, alle metodologie impiegate e ai risultati raggiunti, scritta in un linguaggio asciutto e senza forme di apprezzamento - per approfondire leggi qui);
- banche dati full-text, con il testo completo degli articoli.
A seconda del tipo di banca dati, i costi di realizzazione possono variare molto. Nel caso delle banche dati di periodici, quelle di spogli hanno costi relativamente bassi: per la compilazione infatti è sufficiente una squadra di persone in grado di leggere e di scrivere in modo preciso; le banche dati con abstract sono invece più costose, in quanto richiedono una squadra di persone competenti nella materia degli articoli che devono essere analizzati, e tempi più lunghi che includono per ogni articolo la redazione dell'abstract, oltre che della citazione bibliografica.
La maggior parte delle banche dati in lingua inglese di periodici oggi offre abstract e parole-chiave per ciascun articolo indicizzato, e solo in alcuni casi, a seconda degli accordi con gli editori che pubblicano il periodico in cui è contenuto l'articolo, è messo a disposizione anche il full-text.
Sul mercato italiano, invece, troppo piccolo per supportare la realizzazione di banche dati come quelle con abstract o full-text, che hanno costi di realizzazione assai elevati, si trovano solo banche dati di spogli.
Vista l'impossibilità pratica di raccogliere indicazioni bibliografiche su tutto ciò che viene pubblicato al mondo in ogni campo, la gran parte delle banche dati bibliografiche è di tipo specialistico, cioè raccoglie e indicizza i documenti relativi a una specifica disciplina. Inoltre, la produzione di banche dati bibliografiche è soggetta a limitazioni circa i documenti da considerare: oltre all'importanza dei documenti, un altro criterio sono le richieste dei mercati di riferimento. Dal momento che i mercati principali privilegiano i documenti in lingua inglese, questi ultimi spesso sono rappresentati in modo preponderante o addirittura esclusivo.
Le banche dati bibliografiche, nate come trasposizione elettronica di grandi bibliografie cartacee che venivano aggiornate annualmente o semestralmente, fino alla metà degli anni '80 erano disponibili solo su giganteschi calcolatori chiamati "mainframe", ed erano consultabili attraverso interfacce per specialisti; successivamente si diffusero anche per mezzo di CD-Rom. Da alcuni anni sono accessibili attraverso Internet, per lo più su abbonamento.